Pörssiyhtiönä Metsä Boardin sisäistä valvontaa ohjaavat osakeyhtiölaki ja arvopaperimarkkinalaki, muut toimintaa säätelevät lait ja säädökset sekä Helsingin Pörssin säännöt ja suositukset, mukaan lukien hyvää hallintotapaa koskeva ohjeistus. Ulkoinen valvonta kuuluu Metsä Boardin tilintarkastajalle ja viranomaisille.
Sisäinen valvonta käsittää Metsä Boardissa taloudellisen raportoinnin ja muun toiminnan valvonnan. Sisäistä valvontaa toteuttavat yhtiön hallitus ja toimiva johto sekä koko henkilökunta. Sisäisellä valvonnalla pyritään varmistamaan yhtiölle asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen, resurssien taloudellinen, tarkoituksenmukainen ja tehokas käyttö, taloudellisen ja muun johtamisinformaation luotettavuus ja oikeellisuus, ulkoisen sääntelyn ja sisäisten menettelytapojen noudattaminen, toiminnan, tietojen sekä omaisuuden riittävä turvaaminen sekä riittävät ja asianmukaisesti järjestetyt manuaaliset ja tietotekniset järjestelmät toiminnan tueksi.
Sisäinen valvonta jakautuu (i) ennalta ehkäisevään valvontaan, kuten yhtiön arvojen, yleisten toiminta- ja liiketapaperiaatteiden määrittämiseen, (ii) päivittäiseen valvontaan, kuten toiminnan ohjaukseen ja seurantaan toimintajärjestelmineen ja työohjeineen sekä (iii) jälkikäteiseen valvontaan, kuten johdon arviointeihin ja tarkistuksiin, vertailuihin ja todentamisiin, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttamista ja valvotaan sovittujen toiminta- ja kontrolliperiaatteiden noudattamista. Yhtiön yrityskulttuuri, johtamistapa ja suhtautuminen valvontaan luovat yhdessä perustan koko sisäiselle valvonnalle.
Taloudellisen raportointiprosessin valvonta, luotonvalvonta ja hyväksymisoikeudet
Taloustoiminto vastaa taloudellisesta raportoinnista. Yksiköt ja liiketoiminnot raportoivat taloudelliset luvut kuukausittain. Taloustoiminto tarkastaa yksiköiden kuukausitulokset ja raportoi ne edelleen yhtiön johdolle. Tulos raportoidaan kuukausittain hallitukselle ja johtoryhmälle. Yhtiön sisäisissä toimintaohjeissa on tarkoin kuvattu raportointi- ja valvontasäännöt sekä raportointiprosessi.
Luotonvalvonnan ohjaus on keskitetty luottokomitealle, joka kokoontuu vähintään vuosineljänneksittäin. Myyntisaamisten kehittymistä seuraavat luotonvalvojat konsernin luottojohtajan alaisuudessa kussakin myyntiyhtiössä. Vastapuolikohtaiset luottolimiitit asetetaan hallituksen hyväksymän luottopolitiikan puitteissa yhteistoiminnassa keskitetyn luotonvalvonnan ja yhtiön johdon kanssa. Luottoriskien kehitys raportoidaan hallitukselle säännöllisesti.
Kustannusten, merkittävien sopimusten ja investointien hyväksymisoikeudet on määritelty portaittain eri organisaatiotasoille hallituksen vahvistaman hyväksymispolitiikan mukaisesti sekä toimitusjohtajan ja muun johdon erikseen antamien valtuuksien rajoissa. Investointien seuranta hoidetaan konsernin taloustoiminnon toimesta hallituksen hyväksymän investointipolitiikan mukaisesti. Investoinnit käsitellään esihyväksynnän jälkeen yhtiön johtoryhmässä vuosittaisen investointisuunnitelman antamissa puitteissa. Merkittävimmät investoinnit viedään erikseen hallituksen hyväksyttäväksi. Investointien seurantaraportit kerätään vuosineljänneksittäin.